Términos y Condiciones
CONSULTAR A UN NOTARIO PÚBLICO
NOTAS PARA CLIENTES
y
TÉRMINOS Y CONDICIONES

1. NO SE TRATA DE UN MERO EJERCICIO DE SIMPLE FORMALIDAD: El deber internacional de un Notario implica un alto nivel de diligencia. Este no solo es importante para el cliente, sino también para cualquier persona que pueda confiar en el documento y para  los gobiernos o funcionarios de otros países. Estas personas tienen derecho a suponer que un Notario garantizará el pleno cumplimiento de los requisitos correspondientes, tanto aquí como en el extranjero, y a confiar en el registro y los archivos del Notario. Es necesario actuar con plena diligencia en cada una de las etapas a efectos de minimizar el riesgo de errores, omisiones, alteraciones, fraudes, falsificaciones, blanqueo de dinero, uso de identidad falsa, etc.

2. FIRMA: el Notario, por lo general, testifica su firma. Por favor, no firme el documento antes de acudir a la cita que tenga concertada conmigo.

3. DEBE ENVIARME LOS PAPELES POR ADELANTADO: Puede ahorrar tiempo, gastos y errores si, con la mayor anticipación posible a la cita, me remite los originales o fotocopias de:

• Los documentos objeto de certificación notarial;
• Cualquier carta u otra forma de instrucción que haya recibido en relación con lo que se debe hacer con los documentos;
• Su prueba de identificación.

4. IDENTIFICACIÓN: Necesitaré que presente mediante identificación formal el original de (en orden de preferencia):

• Su pasaporte actual (o, si no está disponible);
• Un permiso de conducir con foto actual y, en cualquier caso, 2 facturas de servicios o estados de cuenta bancarios que no deben tener más de tres meses de antigüedad y que reflejen su nombre y domicilio actual. Si ninguna de las dos identificaciones con foto anteriores están disponibles, deberá presentar, como mínimo, tres de las siguientes:
• Identificación corporativa u otros medios formales de identificación;
• Una factura de servicios que muestre su domicilio actual;
• Cualquier otro medio de identificación, al que se pueda hacer referencia en los documentos, que se le envíe, según sea necesario.

5. VERIFICACIÓN DE LOS NOMBRES: En caso de que el nombre que aparece en el documento sea diferente del nombre que está utilizando actualmente o haya habido una variación en la forma de deletrear el nombre a lo largo de los años, por favor provéame de, por ejemplo, Certificados de Nacimiento, Certificados de Matrimonio o Sentencia de Divorcio. Si ha habido un cambio de nombre, entonces necesitaré ver una copia de la Escritura de Declaración Unilateral o la Declaración Solemne que se ocupó de ello.

6. EMPRESAS, ASOCIACIONES, ETC: Si un documento debe ser firmado por usted en nombre de una sociedad, asociación, organización benéfica, un club u otro organismo constituido, deberá atender a requisitos adicionales. Prepárese para estos y llame por teléfono antes de acudir a su cita.

En cada caso: Prueba de identidad del firmante autorizado (tal y como se indica más arriba) y una Carta de Autorización, un Acta, una Resolución o un Poder Notarial que lo autorice a firmar el documento.

Adicionalmente, para sociedades. Tendré que ver el Certificado de Constitución y de cualquier Cambio de Nombre, una copia de la Escritura de Constitución, los Estatutos Societarios y los datos de los Administradores y Secretarios (según corresponda).

Para asociaciones, clubes, etc., Necesitaré ver el Contrato de Asociación; o la Escritura Fiduciaria correspondiente; o el Acta de Fundación; o la Constitución / los Reglamentos. Verificaré siempre dichos datos con los registros públicos correspondientes para lo que habrá un pequeño cargo adicional.

7. ASESORAMIENTO SOBRE EL DOCUMENTO: Si me trae un documento para autorizarlo como Notario, le aconsejaré sobre los trámites necesarios para completarlo. Sin embargo, no pretenderé aconsejarle sobre la operación en sí.

8. TRADUCCIONES ESCRITAS: Es importante que entienda lo que está firmando.

• Si está redactado en un idioma extranjero que no comprende suficientemente, es posible que deba insistir en que se obtenga una traducción. Si me encargo de su traducción, deberá pagar una tarifa adicional.
• Si solicita una traducción profesional, el traductor deberá indicar su nombre, domicilio, cualificación correspondiente y adjuntar un certificado que indique: “El documento X es una traducción verdadera y completa del documento Y, al que se adjunta la presente traducción”.

9. INTÉRPRETE ORAL: Si usted y yo no podemos entendernos debido a una dificultad de idioma, es posible que tengamos que solicitar los servicios de un intérprete competente para nuestra entrevista, lo que puede implicar el pago de una tarifa adicional.

10. HONORARIOS Y GASTOS NOTARIALES:

• Mis honorarios: Mi tarifa por hora actual es de 250 £. La tarifa mínima que cobro por tratar con un único documento es, por lo general, de 80 £. Como Notario estoy dado de alta en el IVA. Por lo general, mis honorarios se pagan al momento de la firma del documento que requiere de la certificación notarial y me reservo el derecho de conservar cualquier documento completado hasta que haya recibido el pago.
• Una vez haya visto los documentos y las instrucciones que se le enviaron con respecto al documento, es posible que pueda darle una indicación firme o una estimación de los posibles costes.
• Pagos a terceros: Es posible que yo tenga que pagar tasas por el servicio de legalización. Puede haber honorarios para el traductor o intérprete. Puede requerirse otros pagos, incluyendo gastos de viaje. Se deberá obtener su aprobación para estos gastos con anterioridad a incurrir en los mismos.
• Base de facturación: Si se trata únicamente de testificar un documento, se cobrará una tarifa fija. Si se trata de redactar o completar un documento u obtener una legalización, el coste se basará en el tiempo empleado. Esto puede incluir llamadas telefónicas, cartas o correos electrónicos intercambiados, tiempo dedicado a la entrevista, redacción o enmienda del documento.
• Los factores especiales que pueden resultar en un incremento de los honorarios incluyen: Complejidad o novedad, o el número e importancia de los documentos. Si el trabajo se debe realizar fuera de esta oficina o en caso de que, por ejemplo, haya una urgencia especial que pueda requerir que yo priorice su trabajo sobre otro.

11. REGISTROS NOTARIALES: Cuando llevo a cabo mi trabajo para usted, debo realizar una inscripción en un registro formal, que se halla bajo mi cargo. Conservaré una copia de la documentación notariada con dicho registro. En caso de tratarse de documentos "públicos", conservaré una copia completa o un ejemplar del original con su firma y sus documentos de identificación.

12. PROTECCIÓN DE DATOS: Soy un procesador de datos registrado conforme a la Ley de Protección de Datos. Los datos personales recibidos por los clientes se mantendrán de forma segura y no se podrá acceder a ellos externamente. Los datos recopilados por mí como parte de mi registro se utilizarán únicamente con el fin de cumplir con mis responsabilidades legales como profesional de la ley que ejerce una función pública. Para obtener más información al respecto, consulte: www.slignotaries.com

13. ENCUESTA AL CONSUMIDOR: Es importante que, como profesión, recibamos valoraciones del público sobre el servicio que ofrecemos. Por ello, le invito a completar la encuesta de consumidores que podrá encontrar en el sitio web de nuestros organismos reguladores: http://www.facultyoffice.org.uk/notary/notary-news

14. PROCEDIMIENTO DE RECLAMACIONES: Mi ejercicio notarial está regulado por la Oficina de Notarios del Arzobispo de Canterbury: La Oficina de Notarios, 1 The Sanctuary, Westminster, Londres, SW1P 3JT, Tel: 020 7222 5381, Correo electrónico Faculty.office@1thesanctuary.com Sitio web www.facultyoffice .org.uk

Si no está satisfecho con el servicio que ha recibido, no dude en ponerse en contacto conmigo.
Si no podemos resolver el problema en cuestión, podrá presentar una reclamación ante el Colegio de Notarios del que soy miembro, el cual ofrece un Procedimiento de Reclamaciones aprobado por la Oficina de Notarios. Este procedimiento es de uso gratuito y está diseñado para proporcionar una solución rápida a cualquier disputa.

En ese caso, por favor redacte (pero no incluya ningún documento original) detalladamente su reclamación y envíela a: El Secretario del Colegio de Notarios, Old Church Chambers 23 Sandhill Road, St. James, Northampton. NN5 5LH, Correo electrónico secretary@thenotariessociety.org.uk Tel: 01604 758908

Si tiene dificultades para presentar una reclamación por escrito, no dude en llamar al Colegio de Notarios / a la Oficina de Notarios para obtener ayuda.

Finalmente, incluso si su reclamación es estudiada, de acuerdo con el Procedimiento de Reclamaciones Aprobado por el Colegio de Notarios, al final de dicho procedimiento, o tras un período de seis meses a partir de la fecha en que usted me notificó por primera vez que estaba insatisfecho, presente su reclamación ante el Defensor del Pueblo, si no está de acuerdo con el resultado: Defensor del Pueblo, PO Box 6806, Wolverhampton, WV1 9WJ Tel: 03005550333 Correo electrónico: enquiries@legalombudsman.org.uk Sitio web: www.legalombudsman.org.uk

Si decide presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo(LO, por sus siglas en inglés), deberá remitir su cuestión al Defensor del Pueblo dentro de los seis meses posteriores a la recepción de una respuesta definitiva a su reclamación y seis años a partir de la fecha del acto / omisión; o tres años después de haber sabido razonablemente que había un motivo de reclamación (únicamente si el acto o la omisión tuvo lugar hace más de seis años).

* Determinados tipos de entidades comerciales no reúnen las condiciones suficientes para presentar reclamaciones ante el Defensor del Pueblo. Por favor, véase el Reglamento General del Defensor del Pueblo o consulte con la Oficina de Notarios.